Die elektronische Post (auch E-Mail) gehört zu den beliebtesten Kommunikationsformen. Wahrscheinlich erhalten Sie viele E-Mails jeden Tag, häufig auch mit verschiedenen Anhängen. Dadurch füllt sich aber auch Ihr Posteingang schneller auf. Um Ihre Mailbox zu leeren, können Sie Nachrichten auch löschen. Aber man kann ja nie wissen, wann eine der empfangenen oder gesendeten Nachrichten in der Zukunft auch nützlich sein kann.

Zum Glück haben wir eine Lösung für Sie. Mithilfe der Archivierung im Outlook können Sie E-Mails lokal auf Ihren Computer oder auf das beliebige Gerät herunterladen, auf dem Outlook installiert ist. Dadurch werden Sie effektiv mehr Speicherplatz auf dem Server bekommen. Sie behalten auch Zugriff auf alle Nachrichten, die Sie geschickt archiviert haben. Mit Outlook können Sie E-Mails manuell oder automatisch archivieren. Im Folgenden stellen wir Ihnen beide Optionen vor.

Manuelle Archivierung von E-Mails

1. Klicken Sie oben links auf Datei -> Informationen-> Tools -> Alte Elemente bereinigen

2. Wählen Sie dann den Ordner aus und geben Sie das Alter der Nachrichten an, die Sie archivieren möchten.

3. Wählen Sie die Option Auch Elemente, für die „Keine AutoArchivierung“ aktiviert ist., wenn Sie Nachrichten oder Ordner archivieren möchten, die von der eigenständigen Archivierung ausgeschlossen sind.

4. Klicken Sie auf OK.

Sobald die Archivierung abgeschlossen ist, werden die Webnachrichten aus dem Posteingangsordner und den zugehörigen Unterordnern entfernt. Sie können darauf zugreifen, indem Sie auf Archive klicken (linkes Outlook-Menü). Darüber hinaus können Sie sie jederzeit über die Outlook-Suchmaschine finden.

Automatische Archivierung von E-Mails

Sie können die Funktion – AutoArchivierung nach Ihren Wünschen bearbeiten.

1. Klicken Sie auf Datei->Optionen->Erweitert.

2. Klicken Sie auf Autoarchivierung und dann auf Einstellungen für AutoArchivierung.

3. Geben Sie unter AutoArchivierung alle ’n‘ Tage an, wie oft die automatische Archivierungsfunktion gestartet wird. Sie können auch andere Einstellungen festlegen.

3. Wählen Sie die Option Auch Elemente, für die „Keine AutoArchivierung“ aktiviert ist., wenn Sie Nachrichten oder Ordner archivieren möchten, die von der eigenständigen Archivierung ausgeschlossen sind.

4. Klicken Sie auf OK.

Jetzt müssen Sie sich keine Gedanken mehr über den Speicherplatz auf Ihrem Server oder E-Mail-Posteingang machen. Sie können jedoch weiterhin auf alle E-Mails auf Ihrem lokalen Computer zugreifen.